Online presentation skills : वर्चुअल मीटिंग को कई बार हम हलके में ले लेते हैं और इस के लिए कोई तैयारी नहीं करते. लेकिन इस का निगेटिव इफैक्ट पड़ता है. इस से बौस को लगता है कि हम घर पर बैठ कर काम को गंभीरता से नहीं ले रहे हैं और टाइमपास कर रहे हैं. वैसे भी अगर मीटिंग की तैयारी न की जाएं, तो उस पर फोकस करना भी मुश्किल हो जाता है. इसलिए आइए, जानें वर्चुअल मीटिंग के लिए इंटरनैट, कैमरा और औडियो को पहले से ही कैसे जांचें और किन बातों का ध्यान रखें.
बैकग्राउंड पर ध्यान दें
वर्चुअल मीटींग के लिए जो सब से पहली चीज पर ध्यान रखनी चाहिए वह यह है कि जहां आप बैठे हो उस के पीछे क्या है? कहीं वहां बहुत सारे कपड़े तो नहीं हैं? वहां कुछ खाने मपीने का सामान तो नहीं फैल रहा? वहां पीछे से कोई बारबार आजा तो नहीं रहा?
इसलिए बैकग्राउंड ऐसा चुनें कि वहां कोई दीवार हो या सुंदर सी पेंटिंग लगी हो. पीछे टीवी कम आवाज में चल रहा हो यह भी सही नहीं लगता.
लाइटिंग कैसी हो
वहां लाइटिंग भी सही होनी चाहिए. कई बार बैकग्राउंड में लाइट ज्यादा होने की वजह से स्क्रीन पर आप का चहेरा नहीं दिखता है इसलिए इस बात का भी ध्यान रखें. लेकिन लाइट इतनी कम भी न हो कि लैपटौप पर सिर्फ आप का ही चेहरा दिख रहा हो. इसलिए लाइट न बहुत ज्यादा हो और न ही बहुत कम हो.
आप का सीटिंग एरिया प्रौपर होना चाहिए
ऐसा न हो कि आप मीटिंग करते हुए बारबार अपनी जगह बदलें. इस से लोगों का ध्यान बंटेगा. इसलिए अच्छा तो यह है कि पूरी मीटिंग किसी एक ही जगह पर बैठ कर करें.
मीटिंग से पहले सभी डिवाइस चैक करें
मीटिंग शुरू होने से पहले मोबाइल या कंप्यूटर की औडियो, वीडियो क्वालिटी और इंटरनैट कनैक्शन चैक करें. कई बार टेस्टिंग के दौरान वीडियो क्वालिटी अच्छी नहीं आती. अगर कोई कमी है तो उसे पहले ही ठीक करके सैट कर लें. लेकिन अगर मीटिंग शुरू हो गए हैं और वह ठीक नहीं हुआ तो ऐसे में परेशान होने के बजाय औडियो पर फोकस करें. चूंकि मीटिंग का पहला उद्देश्य किसी मसले पर आप का विचार जानना होता है, बाकी बातें बाद में आती हैं. इस के आलावा मीटिंग से पहले फेसबुक, ट्विटर, इंस्टाग्राम, नोटिफिकेशन बंद कर दें.
कैमरे पर फोकस करना जरूरी
यहां कोई आप को सामने से नहीं देख रहा लेकिन कैमरे के जरीए हरकोई आप को देख रहा है, इसलिए आप का भी पूरा फोकस उसी पर होना चाहिए. ऐसा न हो कि आप बोलतेबोलते कहीं और देखने लग जाएं और लोगों का ध्यान भी भटके. इसलिए जो भी बातचीत करें आप की नजर कैमरे पर ही होनी चाहिए.
म्यूट करने से परहेज न करें
हम कुछ भी कह लें लेकिन हम जब घर पर होते हैं तो वहां की जिम्मेदारियां भी साथसाथ चलती रहती हैं. कई बार होता है कि आप मीटिंग में हैं और पीछे से मेड या कोई और आ कर बोलने लगता है या फिर बच्चों का शोर आने लगता है या फिर बरतन मांजने की आवाज ही किचन से आने लगती है. ऐसे में अगर बातचीत किसी और से हो रही है, तो अपनी आवाज को म्यूट पर रखें ताकि बाकी लोगों को परेशानी न हो.
अच्छा रहेगा जब आप न बोल रहे हों, तो खुद को म्यूट रखें. इस से बैकग्राउंड का शोर (जैसे टाइपिंग, कुत्ता भौंकना) दूसरों को परेशान नहीं करेगा.
हर बात का क्लियर जवाब दें
कुछ लोग हां या न में सिर हिला कर सवालों के जवाब देते हैं. वर्चुअल खासकर औडियो मीटिंग में यह आदत परेशानी का सबब बनती है, क्योंकि वहां कोई आप को देख नहीं रहा होता. इसलिए हर बात का जवाब स्पष्ट शब्दों में ही दें.
अपने ड्रैसअप पर भी ध्यान दें
माना आप घर से मीटिंग कर रहे हैं पर इस का मतलब ये नहीं है कि आप सब को दिखाएं कि आप अभी सो कर उठी हैं और रात के कपड़ों में हैं. यह आप का औफिस का टाइम है तो आप को प्रौपर उसी तरह से तैयार हो कर मीटिंग करनी चाहिए जैसे आप औफिस जाते हैं.
इस के आलावा थोड़ा मेकअप का टचअप भी करें. इस से आप फ्रैश लगेंगे.
आप की बौडी लैंग्वेज भी सही होनी चाहिए
आप किसी टेबल चेयर पर बैठ कर मीटिंग करें तो अपने पोस्चर को ठीक रखें. अगर आप खड़े हो कर प्रेजेंटेशन दे रहे हैं तो कैसे खड़े होना है, हाथों की पोजीशन कैसी रखनी है, बैठ रहे हैं तो कैसे बैठना है इन सब पर ध्यान दें.
मीटिंग का एजेंडा तैयार रखें
अगर आप औनलाइन मीटिंग करना चाहते हैं तो उस के लिए एजेंडा तैयार करें. पहले से ही यह सोच कर रखें कि आप को किस बारे में बात करनी है. इस से आप को कई फायदे होते हैं. एक तो आप को पहले से पता होगा कि आप को क्याक्या बताना है और दूसरा इस से आप का समय भी बचेगा.आप को बारबार सोचना नहीं पड़ेगा कि आप को क्या बताना था. इस कारण मीटिंग करने से पहले हमेशा अपना एजेंडा तैयार रखें.
मीटिंग के लिए नोट्स पहले ही तैयार कर लें
यदि वर्चुअल मीटिंग के दौरान आप को कोई आइडिया या कोई नई चीज शेयर करनी है तो पहले से ही डायरी में उस के पौइंट्स बना कर रख लें ताकि बाद में आप वे पौइंट्स भूलें न और मीटिंग में सारी बात कर पाएं. साथ ही मीटिंग के दौरान आप फ्लो के साथ अपने आइडियाज को शेयर कर सकें.
